Alicante, 17-07-2025
Los autónomos podrán seguir elaborando facturas proforma y borrador con los nuevos programas de facturación, pero deberán conservarlas en los registros.
Según explicaron fuentes de Hacienda, y como ya avanzó este medio, los autónomos podrán seguir realizando facturas proforma o borrador con los nuevos programas de facturación electrónica si lo necesitan. Aunque deberán conservarlas en los registros del sistema al igual que las facturas definitivas.
Si bien es cierto que el reglamento de la factura electrónica aún se encuentra pendiente de publicación, la norma para que los autónomos adecúen los programas de facturación con los que expedirán sus facturas se encuentra cada vez más cerca. A falta de seis meses para su entrada en vigor en el caso de los contribuyentes del Impuesto de Sociedades, y un año para el resto de obligados tributarios.
Además, el uso de la facturación electrónica, pese a la ausencia de texto definitivo, se ha incrementado considerablemente entre los negocios en los últimos años. Ha crecido un 35% en 2023 y un 21% durante el año pasado, hasta alcanzar, por primera vez, los más de 500 millones de facturas expedidas en nuestro país.
La normativa permite a los autónomos seguir redactando facturas proforma y borrador
Según remitieron en Hacienda, es posible implementar un sistema de prefacturación que permita realizar facturas proforma, o que posibilite elaborar un borrador, antes de expedir y registrar la factura.
Como recordaron, introducir datos de manera temporal, o editarlos, así como la visualización previa de las facturas, “no está prohibida, ni por el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, ni por el reglamento de obligaciones de facturación”.
Ahora bien, hasta que una factura no esté completada, y esto implica que no se trate de una factura proforma o borrador, no podrá ser expedida con el código QR, que verifica la factura. Así, ni las facturas proforma ni el borrador llevarán código QR.
Por otro lado, tanto la emisión de este tipo de facturas como de aquellas que sean simplificadas, proforma o sin validez fiscal, se permite por la ley mientras que sean sustituidas en los registros definitivos, y en en el momento del envío al cliente, por facturas o facturas simplificadas válidas u oficiales.
La incorporación del código QR determina la validez fiscal de la factura a ojos de Hacienda
Cuando la factura se emite de forma definitiva, incorporando en ella el código QR y generando el correspondiente registro de facturación de alta firmado –que es el que debe remitirse a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria–, deja de ser considerada un borrador.
Desde ese momento, su alteración en los elementos que conforman el registro de facturación por parte de autónomos y apoderados no está permitida. Sólo podrá realizarse a través de la creación de un nuevo registro de facturación electrónica, como aclara el reglamento de programas de facturación.
Los autónomos deberán conservar estas facturas borrador y proforma
En el sistema informático, la generación de este tipo de facturas no válidas fiscalmente debe estar ligada al sistema de emisión de facturas, conformando una única unidad, cuando los autónomos trabajen con ellas. “A efectos de control interno, conviene que se conserve registro de las prefacturas o facturas proforma elaboradas en las operaciones”.
Esta falta de conservación no sería legal y, por lo tanto, sería sancionable el uso de sistemas que generen este tipo de facturas, ya sea proforma o borrador (también de facturas simplificadas) que tengan los elementos de control necesarios para conservarlas; además, debidamente vinculadas a sus facturas y al registro de facturación correspondiente, que se emitan finalmente.
Deben quedar registrados y conservados en el sistema del programa de facturación. En ese sentido, como ya explicó este medio, las sanciones por tener y utilizar programas de facturación que no permitan un correcto uso de las facturas, pueden alcanzar los 50.000 euros.
Además, el lugar donde se conserven los registros de facturación será una decisión del obligado a expedir factura que utiliza el programa de facturación”. Lo cual podría venir determinado por las características propias del programa empleado.
Pero, en el caso de las facturas proforma y borrador, será necesario conservarlas también, aún teniendo la funcionalidad Verifactu, que, en principio, permite no conservar los registros ya que se remiten en tiempo real a la Agencia Tributaria.*
“Aún cuando tengan un sistema Verifactu, las facturas proforma tienen que conservarlas, todas. Y aunque esas facturas proforma se hayan transformado en facturas”, explicaron fuentes de la AEAT.
El uso de la factura electrónica continúa creciendo, de manera limitada, a la espera del reglamento
Según Seres, la futura obligatoriedad de la factura electrónica fijada a través de la Ley Crea y Crece ha modificado significativamente el comportamiento de grandes y medianas empresas en relación al uso de la factura electrónica en los últimos tres años.
En su estudio sobre el uso de la factura electrónica en España en 2024 afirma que “la percepción de urgencia” en el uso de la factura ha impulsado su crecimiento exponencial, con un cambio de actitud por parte de negocios y empresas.
Los datos reflejan, en esta línea, un aumento de la intención de implementación, aunque sí es cierto que, a pesar de ello, la adopción de la misma es limitada, nunca superando el 33%. Esto indicaría que “aunque la normativa ha generado una respuesta proactiva, aún persiste cierta resistencia o espera hasta que se concrete el desarrollo reglamentario”.
Fuente; autonomosyemprendedor.es
